IS pro advokátní kancelář Informační systém na míru, který zefektivnil procesy v advokátní kanceláři a umožnil růst obratu

Běžný pracovní úkol trval původně 32 minut a vyžadoval 35 kroků. Navrhli jsme informační systém na míru, díky kterému zaměstnanci advokátní kanceláře zvládnou stejnou práci jen za 13 minut. Vše ostatní zařídí algoritmy. Získaný čas náš klient využil převážně k práci pro nové zákazníky. I díky tomu se investice do nového informačního systému na míru zaplatila už za necelý rok.

Informační systém na míruProcesní analýzaAplikace pro řízení advokátní kancelářePython

Ukázka wireframe a následného finálního designu systému AKIS

Spousta zakázek, dokumentů a termínů, v kterých bylo složité si s rostoucím týmem udržet přehled

Středně velká advokátní kancelář se na nás obrátila kvůli novému informačnímu systému, který by měl zvýšit efektivitu firmy. Zaměstnanci byli vytížení klasickou agendou farmaceutického práva, soudními spory, monitoringem legislativy, workshopy a složitými, zdlouhavými procesy. Vedení chtělo mít veškeré informace o firemních aktivitách v jednom přehledném systému a usnadnit zaměstnancům práci.

Na běžnou spisovou agendu právníci využívali starší informační systém pro advokátní kanceláře. Ostatní typy zakázek a provozní věci ale řešili přes tabulky v Excelu, sdílené soubory na serveru, e-maily nebo poznámky na papíře.

Vedení vědělo, že zaměstnanci tráví spoustu času přepisováním dat, jejich manuální kontrolou a podobnou režijní prací. Manažerům navíc chyběl přehled o stavu zakázek nebo rozdělení práce mezi zaměstnanci.

Advokátní kancelář se proto rozhodla pro nový informační systém, který sjednotí činnosti, vnese do všeho přehled a usnadní zaměstnancům práci.

O Advokátní kanceláři Marečková

Odborníci se specializací na farmaceutické právo. Středně velká kancelář se 4 advokáty, 10 koncipienty a malou administrativou. Významnou část jejich agendy tvořilo vzdělávání odborné i laické veřejnosti formou seminářů o legislativě ve farmacii, kosmetickém průmyslu a oblasti speciálních potravin.

V roce 2019 se AK Marečková spojila s advokátní kanceláří Vilímková Dudák & Partners.

let na trhu

15+

počet zaměstnanců

Úspora z 32 na 13 minut: procesní analýza odhalila místa s potenciálem ke zlepšení

Abychom dali dohromady kvalitní zadání, začali jsme spolupráci analýzou. Připravili jsme dotazník pro manažery i řadové zaměstnance, abychom zjistili největší překážky při běžné práci. Odpovědi nám usnadnily identifikaci důležitých procesů, ty jsme detailně popsali a s pomocí procesní analýzy a zásad lean managementu navrhli nové.

Zjistili jsme mimo jiné, že ke splnění jednoho z běžně opakujících se úkolů musí zaměstnanci udělat 35 různých úkonů, které v součtu zaberou 32 minut. Výstupem analýzy byl návrh, jak tento konkrétní proces zjednodušit na 24 kroků a 13 minut – odstraněním: duplicitních kroků, přesouvání dat mezi systémy a ručního opisování dat, které může systém vložit sám a bez překlepů.

V zadání jsme detailně popsali i několik scénářů workflow pro různé typy zakázek. Tím jsme eliminovali prostoje, snížili chybovost a umožnili efektivnější zapojení koncipientů – zkušenější advokáti se u vybraných typů zakázek přesunuli do role supervizorů a získali více času na své zakázky.

Anonymizovaná ukázka procesní analýzy původního stavu

Chytrý dashboard a deset modulů pro jednotlivé firemní agendy

Z analýzy a dosavadní agendy vyplynul i detailní návrh modulů informačního systému na míru. Logiku jsme navrhli tak, aby po přihlášení viděl každý uživatel podle své role jen ty pro něj důležité informace. Advokátům tedy dashboard servíruje nejdříve zakázky, které musí zkontrolovat, a koncipientům jejich rozpracované zakázky. Strukturu celého systému jsme navrhli tak, abychom uživatele nezatěžovali nepotřebnými informacemi.

Dashboard advokátního informačního systému

dashboard - přehledná nástěnka na míru dané roli,
zakázky - správa různých typů firemních zakázek (vyhledávání, kdo je řešitel, v jakém je zakázka stavu, kolik je na ní odpracovaných hodin, kolik má v sobě dokumentů, kdy se naposledy něco změnilo, termíny, přidělené osoby atd.),
sdílený kalendář - přehledný týmový kalendář, kdo co dělá, kdy jde na schůzku s klientem, na soudní jednání nebo kdy má volno,
projektové řízení - jeden z nejdůležitějších modulů pro manažerské řízení firmy (kteří zaměstnanci mají přidělené jaké zakázky, jak se projekty posouvají, termíny atd.),
mzdy - generování podkladů dle specifických pravidel pro výplatní pásky (fix, variabilní složka, bonusy atd.) zaměstnanců na různých pozicích (administrativa, koncipient, advokát, lékař, externí specialista),

úkony - reportování času, co konkrétně zaměstnanec na zakázce dělal,
adresář - seznam firem a kontaktů,
fakturace - kolik peněz je v rozpracovaných zakázkách, co se má vyfakturovat a export příslušných dat do účetního systému (systém dokáže při výpočtu zohlednit počet odpracovaných hodin na zakázce a různé druhy paušálů),
statistika - přehled zakázek, jejich srovnání podle stavu, období, data o obratu, počtu odpracovaných hodin atd.,
risk management - seznam zakázek po termínu, zakázek, u kterých došlo k nestandardnímu postupu mimo stanovené flow, zakázky, na kterých není v posledním týdnu nic odpracováno, přehled klientů s největším objemem nevyfakturovaných hodin a zakázek,
zaměstnanci - správa uživatelských účtů, nastavení systémové role, nastavení hodnot pro výpočet mzdy nebo výše úvazku.

Časová osa spolupráce

Začali jsme dotazníkem, pokračovali procesní analýzou a následně navrhli wireframy. Po jejich odsouhlasení jsme se pustili do programování. Informační systém jsme s klientem otestovali a spustili v dvoutýdenním přechodném režimu. Po odladění drobností jsme systém spustili pro všechny zaměstnance.

2010

Září

AKM nás oslovila s poptávkou na nový inforační systém

2010

Říjen

Zahájení procesní analýzy a tvorba wireframes systému

2010

Listopad

Zahájení vývoje nového informačního systému pro advokátní kancelář

2011

Březen

Dokončení vývoje a spuštění produkčního prostředí

2011

Duben

Ladění nových funkcí na základě feedbacku uživatelů

Python, Django a další technologie

Informační systém na míru pro advokátní kancelář jsme postavili s pomocí moderních technologií. Konkrétně jsme pro vývoj využili tyto čtyři technologie:

Programovací jazyk Python,
s využitím osvědčeného webového frameworku Django,
pro databázi jsme použili PostgreSQL,
a pro řízení fronty nástroj Celery.

Více o tom, jaké nástroje a technologie v COexu používáme, se dozvíte na stránce o webových technologiích.

Užitečná drobnost šetřící čas a snižuje chybovost

Pro informační systém na míru jsme navrhli a naprogramovali automatický import poptávek z MS Outlook. Při procesní analýze jsme zjistili, že právě založení nové zakázky do systému přináší jedno z největších zdržení práce – a navíc se tato aktivita opakuje klidně několikrát denně. Když tedy na e-mail advokátní kanceláře přijde poptávka, stisknutím tlačítka se v systému vytvoří nová zakázka.

Zaměstnanec v Outlooku otevře e-mail a klikne na tlačítko.
V informačním systému se automaticky založí zakázka.
Překopíruje se do ní text e-mailu a příslušné přílohy, takže se ke všemu dostanou i lidé, kterým nepřišel původní e-mail.
Systém automaticky zakázku přidělí uživateli, který ji založil.
Pokud systém podle e-mailu odesílatele rozpozná stávající zákazníka advokátní kanceláře, přiřadí k němu novou zakázku.

Uživatel pak jen doplní informace o typu zakázky, termíny a případně i kolegy, kteří se na projektu budou také podílet. Co zaměstnancům dříve trvalo více než 10 minut a docházelo k chybám, teď zabere pár vteřin. Měsíčně toto tlačítko advokátní kanceláři šetří 20 hodin práce.

„Při vývoji informačního systému na míru zapojujeme zaměstnance na různých pozicích, nejen manažery. Tím zjistíme, co reálně trápí budoucí uživatele a navrhneme řešení, které usnadní práci všem.“

František Salava,
CEO COex

Výsledky projektu: advokátní kancelář zvýšila efektivitu zaměstnanců a ušetřila 40% času

Advokátní kancelář díky informačnímu systému na míru získala lepší přehled o stavu různých typů zakázek. Odstraněním opakujících se činností jsme zaměstnancům usnadnili práci a firmě se zvýšila efektivita práce.

Zjednodušením procesů a automatizací pomalých režijních činností jsme klientovi ušetřili 40 % času. Ten se mu podařilo využít pro práci na nových zakázkách a investice do informačního systému na míru se advokátní kanceláři vrátila za necelý rok.

5000+ počet zakázek

40 % úspora času

Máte zájem o nezávaznou konzultaci,
nebo se chcete jen na něco zeptat?

Případové studie projektů, které máme za sebou

IS pro advokátní kancelář Informační systém na míru, který zefektivnil procesy v advokátní kanceláři a umožnil růst obratu